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會議管理的十五個要素
來源:     作者:吳耿    2009-03-10
     對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說,如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西,同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況,比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外,還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢?作為一個專業(yè)的會議管理公司,我們提出以下一些建議供您參考。
      一、 確立明確的目標

      對任何一個商業(yè)公司而言,要想讓會議開得有價值,必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需,提供給與會者相應(yīng)的價值,并且能回報投資。

      二、 完善信息的采集與分析

      信息的收集極為重要,這其中包括了解客戶的需求(細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單)、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

      三、 追求不斷的創(chuàng)新

      每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn),無論在內(nèi)容或形式上,不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

      四、 制定周密的計劃

      無論是甘特圖還是進度表,一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié),另外,保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

      五、 實施嚴格的現(xiàn)場管理

      在進行現(xiàn)場管理時,一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作,任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外,現(xiàn)場負責(zé)人需要有隨機應(yīng)變的能力(參見14條)

      六、 結(jié)束與細致的總結(jié)

      成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值?什么是你公司的投資收益?與會者明年還會參加你的會議嗎?將這些答案匯總起來,應(yīng)用于下一次的會議計劃。

      七、 爭取優(yōu)秀,而不是完美

      無論會議大小與否,再好的會議計劃都不可能達到完美,最重要的事情是建議、設(shè)計和修正。

      八、 了解會議涉及的行業(yè)

      為了提供成功的會議管理,組織者必須了解會議所涉及的行業(yè),專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

      九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

      保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù),千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì),到最后損失最大的還是你自己。

      十、 記住、顧客永遠是第一

      你的聽眾是你的顧客,他們會付帳給你,因此他們必須要感受和接受到價值,他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要,請記住:顧客永遠是第一重要的!

      十一、合理控制預(yù)算

      要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

      十二、最大限度地使用技術(shù)

      技術(shù)能給你很多幫助,自始至終地盡可能多使用技術(shù),使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù),但是,必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。(技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”)

      十三、清晰而明確的溝通

      清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者,不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作,如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢?

      十四、成熟的危機管理

      針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機,必須準備好解決方案,將最壞的結(jié)果羅列出來,然后逐一提出解決方案。
  
      十五、提供足夠的價值

      為了滿足與會者的需求,一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值,無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵,充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

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